Como Diminuir a Burocracia?

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 Acredito que todos em algum momento, se perguntou ou comentou com um colega de profissão sobre o excesso de burocracia e o quanto seu trabalho é afetado por isso e caso houvesse menos, as coisas andariam mais rápido.

 Será que existe uma maneira de reduzir estes processos burocráticos?  

 Mas o que é Burocracia?

 - De acordo com o dicionário: Sistema de execução da atividade pública, esp. da administração, por funcionários com cargos bem definidos, e que se pautam por um regulamento fixo, determinada rotina e hierarquia com linhas de autoridade e responsabilidade bem demarcadas

 - Wikipédia: Burocracia é uma organização ou estrutura organizativa caracterizada por regras e procedimentos explícitos e regularizados, divisão de responsabilidades e especialização do trabalho, hierarquia e relações impessoais. Em princípio, o termo pode referir-se a qualquer tipo de organização - empresas privadas, públicas, sociais, com ou sem fins lucrativos. Popularmente, o termo é também usado com sentido pejorativo, significando uma administração com muitas divisões, regras, controles e procedimentos redundantes e desnecessários ao funcionamento do sistema.

 O que muitas empresas não sabem é que a burocracia nas empresas é um dos principais limitadores de crescimento e produtividade.

 Todos sabemos da necessidade de normas e regras, mas o excesso das mesmas transforma rotinas simples e rápidas em algo penoso e demorado, podendo muitas vezes transformar-se em uma bola de neve que não para de crescer.

 Uma pesquisa divulgada pela Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp) mostra que, para 94,7% das empresas brasileiras, o excesso de burocracia dificulta o desenvolvimento econômico e prejudica a competitividade no mercado.

 Olhando para este cenário, vamos em busca de onde encontram-se os processos burocráticos em uma organização.

• Excesso de Gestão: Aqui podemos encontrar o chamado "Muito cacique pra pouco índio". Quantidade maior do que a necessária de gerentes, administradores e camadas de gestão;
• Processos: Excesso de processos desnecessários para o desenvolvimento de determinadas atividades;
• Tempo: Muito tempo perdido para a resolução de problemas internos;
• Falta de Empoderamento: Restrições excessivas à autonomia dos colaboradores;
• Medo: Muitos impedimentos para enfrentar riscos;
• Centralização: Impedimentos a pró-atividade dos envolvidos e gestão centralizadora das tomadas de decisão;
• Politicagem: Muito tempo e energia gastas com empoderamento e influência;

 Em um mundo capitalista onde "tempo é dinheiro", podemos dizer que uma empresa com grande volume burocrático está sofrendo prejuízos. 

 Mas de nada adiantaria apontar os pontos negativos e não propor melhorias e sugerir idéias para a solução dos problemas.

 Então vamos lá.

• Mude de Mentalidade: Para a mudança da empresa, você deve estar aberto a mudanças e novidades primeiro;
• Foque no que é Importante: Algumas atividades como contabilidade, folha de pagamentos, entre outras, podem ser terceirizadas, assim você e sua equipe podem atuar em melhorias, processos e atividades voltadas para seu ramo de atividade;
• Delegue Funções: Não centralize as atividades em você, escolha atividades que podem ser desempenhadas por outras pessoas;
• Empodere o Colaborador: Permita que os colaboradores solucionem problemas e tenham responsabilidades, muitas vezes não importa o meio, mas sim o resultado;
• Revise o Organograma da Empresa: Verifique se não existem excessos de colaboradores em cargos desnecessários ou que possam ser realocados;
• Organize o Ambiente: Divida o Layout da empresa conforme os departamentos e atividades, evite um local desorganizado;
• Elabore Cronogramas: Pense e organize as atividades que possuem maior prioridade;
• Evite Reuniões Desnecessárias: Não perca tempo com reuniões se o assunto ou problema pode ser solucionado com uma conversa rápida ou até mesmo por e-mail;
• Mapeie e Revise Processos: Faça um levantamento e revise todos os processos que são executados pelo departamento ou empresa;
• Modernize processos: Utilize-se da tecnologia, deixe de fazer processos manuais e passe a usar sistemas como por exemplo, CRMs, ERPs, Sistemas Financeiros, HelpDesk, entre outros;
• Treine Sua Equipe: Faça treinamentos de capacitação de sua equipe e também treinamentos de reciclagem, uma equipe treinada desempenha melhor suas atividades;
• Analise os Resultados: Avalie os resultados constantemente e faça ajustes caso necessário;

Espero que esta matéria seja útil e auxilie você e sua empresa.

Gustavo Hermann

GH Consultoria e Representações

Ajudando no seu crescimento.