Pesquisar este blog

quinta-feira, 21 de janeiro de 2021

Como Diminuir a Burocracia?

Computer Data Source

 Acredito que todos em algum momento, se perguntou ou comentou com um colega de profissão sobre o excesso de burocracia e o quanto seu trabalho é afetado por isso e caso houvesse menos, as coisas andariam mais rápido.

 Será que existe uma maneira de reduzir estes processos burocráticos?  

 Mas o que é Burocracia?

 - De acordo com o dicionário: Sistema de execução da atividade pública, esp. da administração, por funcionários com cargos bem definidos, e que se pautam por um regulamento fixo, determinada rotina e hierarquia com linhas de autoridade e responsabilidade bem demarcadas

 - Wikipédia: Burocracia é uma organização ou estrutura organizativa caracterizada por regras e procedimentos explícitos e regularizados, divisão de responsabilidades e especialização do trabalho, hierarquia e relações impessoais. Em princípio, o termo pode referir-se a qualquer tipo de organização - empresas privadas, públicas, sociais, com ou sem fins lucrativos. Popularmente, o termo é também usado com sentido pejorativo, significando uma administração com muitas divisões, regras, controles e procedimentos redundantes e desnecessários ao funcionamento do sistema.

 O que muitas empresas não sabem é que a burocracia nas empresas é um dos principais limitadores de crescimento e produtividade.

 Todos sabemos da necessidade de normas e regras, mas o excesso das mesmas transforma rotinas simples e rápidas em algo penoso e demorado, podendo muitas vezes transformar-se em uma bola de neve que não para de crescer.

 Uma pesquisa divulgada pela Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp) mostra que, para 94,7% das empresas brasileiras, o excesso de burocracia dificulta o desenvolvimento econômico e prejudica a competitividade no mercado.

 Olhando para este cenário, vamos em busca de onde encontram-se os processos burocráticos em uma organização.

  • Excesso de Gestão: Aqui podemos encontrar o chamado "Muito cacique pra pouco índio". Quantidade maior do que a necessária de gerentes, administradores e camadas de gestão;
  • Processos: Excesso de processos desnecessários para o desenvolvimento de determinadas atividades;
  • Tempo: Muito tempo perdido para a resolução de problemas internos;
  • Falta de Empoderamento: Restrições excessivas à autonomia dos colaboradores;
  • Medo: Muitos impedimentos para enfrentar riscos;
  • Centralização: Impedimentos a pró-atividade dos envolvidos e gestão centralizadora das tomadas de decisão;
  • Politicagem: Muito tempo e energia gastas com empoderamento e influência;

 Em um mundo capitalista onde "tempo é dinheiro", podemos dizer que uma empresa com grande volume burocrático está sofrendo prejuízos. 

 Mas de nada adiantaria apontar os pontos negativos e não propor melhorias e sugerir idéias para a solução dos problemas.

 Então vamos lá.

  • Mude de Mentalidade: Para a mudança da empresa, você deve estar aberto a mudanças e novidades primeiro;
  • Foque no que é Importante: Algumas atividades como contabilidade, folha de pagamentos, entre outras, podem ser terceirizadas, assim você e sua equipe podem atuar em melhorias, processos e atividades voltadas para seu ramo de atividade;
  • Delegue Funções: Não centralize as atividades em você, escolha atividades que podem ser desempenhadas por outras pessoas;
  • Empodere o Colaborador: Permita que os colaboradores solucionem problemas e tenham responsabilidades, muitas vezes não importa o meio, mas sim o resultado;
  • Revise o Organograma da Empresa: Verifique se não existem excessos de colaboradores em cargos desnecessários ou que possam ser realocados;
  • Organize o Ambiente: Divida o Layout da empresa conforme os departamentos e atividades, evite um local desorganizado;
  • Elabore Cronogramas: Pense e organize as atividades que possuem maior prioridade;
  • Evite Reuniões Desnecessárias: Não perca tempo com reuniões se o assunto ou problema pode ser solucionado com uma conversa rápida ou até mesmo por e-mail;
  • Mapeie e Revise Processos: Faça um levantamento e revise todos os processos que são executados pelo departamento ou empresa;
  • Modernize processos: Utilize-se da tecnologia, deixe de fazer processos manuais e passe a usar sistemas como por exemplo, CRMs, ERPs, Sistemas Financeiros, HelpDesk, entre outros;
  • Treine Sua Equipe: Faça treinamentos de capacitação de sua equipe e também treinamentos de reciclagem, uma equipe treinada desempenha melhor suas atividades;
  • Analise os Resultados: Avalie os resultados constantemente e faça ajustes caso necessário;

Espero que esta matéria seja útil e auxilie você e sua empresa.
Gustavo Hermann
GH Consultoria e Representações
Ajudando no seu crescimento.

quinta-feira, 14 de janeiro de 2021

Importância das Redes Sociais para seu Negócio


 A cada dia mais vemos o crescimento dos acessos à internet incluindo as classes C, D e E, praticamente todas as pessoas possuem um computador ou pelo menos um celular com acesso a internet. Este crescimento é tão grande, que o Brasil em 2020 alcançou a 2ª colocação no ranking mundial em acessos as redes sociais, onde em média cada usuário navega em torno de 150 minutos, ou seja, 2 horas e 30 minutos por dia nas redes segundo levantamento do site epocanegocios.globo.com. Já segundo dados da Agência Visia, este número é ainda maior, chegando a 3 horas e 31 minutos por dia e 66% da população brasileira já possui conta  nas redes sociais.   

 Com isso as empresas também passaram a atender seus clientes e temos acompanhado um crescimento exponencial ano a ano do comércio eletrônico em nosso país, que se fortaleceu ainda mais durante a atual pandemia.

 Devido a esta mudança no perfil do consumidor, as empresas passaram a utilizar-se do chamado Marketing Digital, onde o uso das redes sociais se tornou uma importante ferramenta na divulgação de suas marcas e produtos como parte das suas estratégias de Marketing.

 Vantagens do marketing em redes sociais

  • Relacionamento: Proximidade com os clientes, onde ele pode interagir com a marca.
  • Consolidação da marca: A empresa consegue se posicionar e demonstrar sua visão e valores como realmente são.
  • Prospecção: Captação de novos clientes e resgate de clientes antigos.
  • Fidelização de clientes: O cliente se sente parte aquela empresa e acaba dando preferência por seus produtos.
  • Aumento de tráfego: Aumento do direcionamento de possíveis clientes para a página da empresa.
  • Aumento da satisfação do cliente: Um cliente satisfeito é um cliente que refará compras.
  • Maior conhecimento do seu público alvo: Mais fácil compreensão de quem é e qual o perfil de compra de seus clientes.
  • Aumento da conversão de vendas: Maior efetividade nas vendas, porque o cliente compra no momento e muitas vezes por impulso.
  • Redução do custo de marketing: Além de ser uma publicidade mais barata do que outros meios de comunicação em massa, a empresa consegue um grande número de mídia orgânica.

 Cuidados para não perder seguidores

  • Atendimento Ruim: Um atendimento sem qualidade afasta o cliente, pois é a representação mais próxima da marca ao com o consumidor.
  • Conteúdos irrelevantes: Se a empresa trabalha com um determinado seguimento, não adianta querer divulgar outra coisa que não se enquadro com o perfil de seu público.
  • Excesso de anúncios: Muitas postagens fazem o cliente se cansar de tanta propaganda.
  • Excesso de postagens promocionais: Segue o mesmo caminho dos anúncios, que em excesso criam a repulsa do cliente.
  • Assuntos ligados a política e questões sociais: Posicionamento social e político é individual e sua empresa não deve buscar influenciar aos consumidores.
  • Ignorar postagens e menções dos seguidores: Quando um cliente se posiciona sobre a marca e emite comentários, a mesma deve responder ao mesmo, como em uma conversa ou apoiando para que continuem fazendo, afinal, isso acaba sendo também uma divulgação da mesma.
  • Uso de influenciadores para vendas: As pessoas se sentem induzidas a comprar, além de ver a marca em outras paginas com facilidade, o que faz com que o cliente não se interesse em seguir aquela empresa diretamente.

 Sabendo destas informações, desejo que seu marketing social se fortaleça e prospere.

 Caso tenham interesse em ferramentas de controle e gestão de redes sociais, clique no link e conheça uma ótima opção em custo benefício.

 Gustavo Hermann

 GH Consultoria e Representações


quinta-feira, 7 de janeiro de 2021

Delegando Tarefas

 

Imagem Sabesim.com.br

 O sonho de muitos profissionais, muitos profissionais é se tornar líder ou até mesmo dono de uma empresa. Mas sabemos que isso não é simples e muito menos fácil.
 Um bom gestor possui diversas habilidades e características, entre elas uma não mais e nem menos importante do que tantas outras é a Delegação de Tarefas.
 
 Mas o que é delegar?
 A definição de delegar é: realizar uma transmissão, concessão de (poderes); conferir a (alguém) poder e representatividade;
 
 Devemos ressaltar a importância deste atividade, pois um líder que não delega, não tem tempo para realizar todas as tarefas e se preocupar com as demais necessidades que ocorrem no dia a dia, um gestor centralizador não consegue se preocupar com a estratégia ou crescimento da empresa.
 Delegar atividades não exime o líder de responsabilidades, afinal, ele é o responsável pela equipe ou empresa, e tudo que ali acontece, é de sua responsabilidade. 
 
 Vejamos algumas desvantagens de não delegar tarefas.
 1- Acumulo de funções e atividades
 2- Falta de agenda para desenvolvimento próprio
 3- Excesso de horas trabalhadas
 4- Desmotivação dos subordinados
 5- Diminuição de possibilidades e melhorias
 6- Engessamento de rotinas e processos
 7- Desenvolvimento de burocracias
 Entre outras...

 Mesmo assim, existem diversos gestores que não delegam atividades a seus subordinados, mas porque?
 - Acredita que pode fazer tudo sozinho
 - Falta de confiança na capacidade das pessoas
 - Falta de visão e competências administrativas
 - Medo de perder o poder
 - Medo de se tornar dispensável
 - Incapacidade de comunicação eficaz

 Vantagens da delegação de tarefas:
 1- Ganho de tempo para atividades gerenciais
 2- Redução da pressão
 3- Redução da carga horária
 4- Desenvolvimento do material humano
 5- Melhoria no padrão de desempenho
 6- Aumento da produtividade
 7- Aumento motivacional
 8- Crescimento organizacional
 
 Com essas informações, podemos dizer que o líder que não delega, não permite o crescimento da empresa e o desenvolvimento do material humano.
 Pensando nisso, trazemos abaixo alguns passos para facilitar e otimizar a delegação de tarefas.
  • Não seja multitarefa
  • Primeiramente, liste todas as suas atividades e estabeleça quais podem ser delegadas
  • Organize os projetos em andamento
  • Identifique quem em sua equipe possui conhecimentos para assumir cada atividade
  • Caso não exista o colaborador, ou todos estejam sobrecarregados, busque novos colaboradores no mercado
  • Trace objetivos para a equipe ou empresa
  • Crie condições para a realização das atividades
  • Explique com detalhes e forneça instruções corretas
  • Determine prazos atingíveis para cada atividade
  • Estimule a obtenção de resultados através da equipe
  • Compartilhe o andamento das atividades
  • Forneça ferramentas para o atendimento das metas
  • Faça follow-up das atividades
  • Forneça feedbacks aos colaboradores
  Atenção a alguns detalhes:
  • Tenha certeza de que quer e pode delegar aquela atividade
  • Não delegue para a pessoa que possui mais apreço e sim para que é melhor preparado
  • Seja tolerante a pequenos erros e ajude na correção dos mesmos
  • Não delegue apenas porque não conseguiu ou não conseguirá realizar a atividade
  • Atente-se para o grau de autoridade de cada atividade
  • Cuide para que o importante não se torne urgente
 Espero ter contribuído e trazido um pouco de informações para o seu dia a dia e desenvolvimento.
 Gustavo Hermann
 GH Consultoria e Representações.

O RH está cada vez menos Humano?

  Imagem ADFAS  O RH é um dos departamentos mais importantes de uma organização. Sendo responsável pela relação entre empregador e empregado...

Mais Visualizadas