Como Diminuir a Burocracia?

Computer Data Source

 Acredito que todos em algum momento, se perguntou ou comentou com um colega de profissão sobre o excesso de burocracia e o quanto seu trabalho é afetado por isso e caso houvesse menos, as coisas andariam mais rápido.

 Será que existe uma maneira de reduzir estes processos burocráticos?  

 Mas o que é Burocracia?

 - De acordo com o dicionário: Sistema de execução da atividade pública, esp. da administração, por funcionários com cargos bem definidos, e que se pautam por um regulamento fixo, determinada rotina e hierarquia com linhas de autoridade e responsabilidade bem demarcadas

 - Wikipédia: Burocracia é uma organização ou estrutura organizativa caracterizada por regras e procedimentos explícitos e regularizados, divisão de responsabilidades e especialização do trabalho, hierarquia e relações impessoais. Em princípio, o termo pode referir-se a qualquer tipo de organização - empresas privadas, públicas, sociais, com ou sem fins lucrativos. Popularmente, o termo é também usado com sentido pejorativo, significando uma administração com muitas divisões, regras, controles e procedimentos redundantes e desnecessários ao funcionamento do sistema.

 O que muitas empresas não sabem é que a burocracia nas empresas é um dos principais limitadores de crescimento e produtividade.

 Todos sabemos da necessidade de normas e regras, mas o excesso das mesmas transforma rotinas simples e rápidas em algo penoso e demorado, podendo muitas vezes transformar-se em uma bola de neve que não para de crescer.

 Uma pesquisa divulgada pela Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp) mostra que, para 94,7% das empresas brasileiras, o excesso de burocracia dificulta o desenvolvimento econômico e prejudica a competitividade no mercado.

 Olhando para este cenário, vamos em busca de onde encontram-se os processos burocráticos em uma organização.

• Excesso de Gestão: Aqui podemos encontrar o chamado "Muito cacique pra pouco índio". Quantidade maior do que a necessária de gerentes, administradores e camadas de gestão;
• Processos: Excesso de processos desnecessários para o desenvolvimento de determinadas atividades;
• Tempo: Muito tempo perdido para a resolução de problemas internos;
• Falta de Empoderamento: Restrições excessivas à autonomia dos colaboradores;
• Medo: Muitos impedimentos para enfrentar riscos;
• Centralização: Impedimentos a pró-atividade dos envolvidos e gestão centralizadora das tomadas de decisão;
• Politicagem: Muito tempo e energia gastas com empoderamento e influência;

 Em um mundo capitalista onde "tempo é dinheiro", podemos dizer que uma empresa com grande volume burocrático está sofrendo prejuízos. 

 Mas de nada adiantaria apontar os pontos negativos e não propor melhorias e sugerir idéias para a solução dos problemas.

 Então vamos lá.

• Mude de Mentalidade: Para a mudança da empresa, você deve estar aberto a mudanças e novidades primeiro;
• Foque no que é Importante: Algumas atividades como contabilidade, folha de pagamentos, entre outras, podem ser terceirizadas, assim você e sua equipe podem atuar em melhorias, processos e atividades voltadas para seu ramo de atividade;
• Delegue Funções: Não centralize as atividades em você, escolha atividades que podem ser desempenhadas por outras pessoas;
• Empodere o Colaborador: Permita que os colaboradores solucionem problemas e tenham responsabilidades, muitas vezes não importa o meio, mas sim o resultado;
• Revise o Organograma da Empresa: Verifique se não existem excessos de colaboradores em cargos desnecessários ou que possam ser realocados;
• Organize o Ambiente: Divida o Layout da empresa conforme os departamentos e atividades, evite um local desorganizado;
• Elabore Cronogramas: Pense e organize as atividades que possuem maior prioridade;
• Evite Reuniões Desnecessárias: Não perca tempo com reuniões se o assunto ou problema pode ser solucionado com uma conversa rápida ou até mesmo por e-mail;
• Mapeie e Revise Processos: Faça um levantamento e revise todos os processos que são executados pelo departamento ou empresa;
• Modernize processos: Utilize-se da tecnologia, deixe de fazer processos manuais e passe a usar sistemas como por exemplo, CRMs, ERPs, Sistemas Financeiros, HelpDesk, entre outros;
• Treine Sua Equipe: Faça treinamentos de capacitação de sua equipe e também treinamentos de reciclagem, uma equipe treinada desempenha melhor suas atividades;
• Analise os Resultados: Avalie os resultados constantemente e faça ajustes caso necessário;

Espero que esta matéria seja útil e auxilie você e sua empresa.

Gustavo Hermann

GH Consultoria e Representações

Ajudando no seu crescimento.

Importância das Redes Sociais para seu Negócio

 A cada dia mais vemos o crescimento dos acessos à internet incluindo as classes C, D e E, praticamente todas as pessoas possuem um computador ou pelo menos um celular com acesso a internet. Este crescimento é tão grande, que o Brasil em 2020 alcançou a 2ª colocação no ranking mundial em acessos as redes sociais, onde em média cada usuário navega em torno de 150 minutos, ou seja, 2 horas e 30 minutos por dia nas redes segundo levantamento do site epocanegocios.globo.com. Já segundo dados da Agência Visia, este número é ainda maior, chegando a 3 horas e 31 minutos por dia e 66% da população brasileira já possui conta  nas redes sociais.   

 Com isso as empresas também passaram a atender seus clientes e temos acompanhado um crescimento exponencial ano a ano do comércio eletrônico em nosso país, que se fortaleceu ainda mais durante a atual pandemia.

 Devido a esta mudança no perfil do consumidor, as empresas passaram a utilizar-se do chamado Marketing Digital, onde o uso das redes sociais se tornou uma importante ferramenta na divulgação de suas marcas e produtos como parte das suas estratégias de Marketing.

 Vantagens do marketing em redes sociais

• Relacionamento: Proximidade com os clientes, onde ele pode interagir com a marca.
• Consolidação da marca: A empresa consegue se posicionar e demonstrar sua visão e valores como realmente são.
• Prospecção: Captação de novos clientes e resgate de clientes antigos.
• Fidelização de clientes: O cliente se sente parte aquela empresa e acaba dando preferência por seus produtos.
• Aumento de tráfego: Aumento do direcionamento de possíveis clientes para a página da empresa.
• Aumento da satisfação do cliente: Um cliente satisfeito é um cliente que refará compras.
• Maior conhecimento do seu público alvo: Mais fácil compreensão de quem é e qual o perfil de compra de seus clientes.
• Aumento da conversão de vendas: Maior efetividade nas vendas, porque o cliente compra no momento e muitas vezes por impulso.
• Redução do custo de marketing: Além de ser uma publicidade mais barata do que outros meios de comunicação em massa, a empresa consegue um grande número de mídia orgânica.

 Cuidados para não perder seguidores

• Atendimento Ruim: Um atendimento sem qualidade afasta o cliente, pois é a representação mais próxima da marca ao com o consumidor.
• Conteúdos irrelevantes: Se a empresa trabalha com um determinado seguimento, não adianta querer divulgar outra coisa que não se enquadro com o perfil de seu público.
• Excesso de anúncios: Muitas postagens fazem o cliente se cansar de tanta propaganda.
• Excesso de postagens promocionais: Segue o mesmo caminho dos anúncios, que em excesso criam a repulsa do cliente.
• Assuntos ligados a política e questões sociais: Posicionamento social e político é individual e sua empresa não deve buscar influenciar aos consumidores.
• Ignorar postagens e menções dos seguidores: Quando um cliente se posiciona sobre a marca e emite comentários, a mesma deve responder ao mesmo, como em uma conversa ou apoiando para que continuem fazendo, afinal, isso acaba sendo também uma divulgação da mesma.
• Uso de influenciadores para vendas: As pessoas se sentem induzidas a comprar, além de ver a marca em outras paginas com facilidade, o que faz com que o cliente não se interesse em seguir aquela empresa diretamente.

 Sabendo destas informações, desejo que seu marketing social se fortaleça e prospere.

 Caso tenham interesse em ferramentas de controle e gestão de redes sociais, clique no link e conheça uma ótima opção em custo benefício.

 Gustavo Hermann

 GH Consultoria e Representações

Delegando Tarefas

 

Imagem Sabesim.com.br

 O sonho de muitos profissionais, muitos profissionais é se tornar líder ou até mesmo dono de uma empresa. Mas sabemos que isso não é simples e muito menos fácil.

 Um bom gestor possui diversas habilidades e características, entre elas uma não mais e nem menos importante do que tantas outras é a Delegação de Tarefas.

 

 Mas o que é delegar?

 A definição de delegar é: realizar uma transmissão, concessão de (poderes); conferir a (alguém) poder e representatividade;

 

 Devemos ressaltar a importância deste atividade, pois um líder que não delega, não tem tempo para realizar todas as tarefas e se preocupar com as demais necessidades que ocorrem no dia a dia, um gestor centralizador não consegue se preocupar com a estratégia ou crescimento da empresa.

 Delegar atividades não exime o líder de responsabilidades, afinal, ele é o responsável pela equipe ou empresa, e tudo que ali acontece, é de sua responsabilidade. 

 

 Vejamos algumas desvantagens de não delegar tarefas.

 1- Acumulo de funções e atividades

 2- Falta de agenda para desenvolvimento próprio

 3- Excesso de horas trabalhadas

 4- Desmotivação dos subordinados

 5- Diminuição de possibilidades e melhorias

 6- Engessamento de rotinas e processos

 7- Desenvolvimento de burocracias

 Entre outras...

 Mesmo assim, existem diversos gestores que não delegam atividades a seus subordinados, mas porque?

 - Acredita que pode fazer tudo sozinho

 - Falta de confiança na capacidade das pessoas

 - Falta de visão e competências administrativas

 - Medo de perder o poder

 - Medo de se tornar dispensável

 - Incapacidade de comunicação eficaz

 Vantagens da delegação de tarefas:

 1- Ganho de tempo para atividades gerenciais

 2- Redução da pressão

 3- Redução da carga horária

 4- Desenvolvimento do material humano

 5- Melhoria no padrão de desempenho

 6- Aumento da produtividade

 7- Aumento motivacional

 8- Crescimento organizacional

 

 Com essas informações, podemos dizer que o líder que não delega, não permite o crescimento da empresa e o desenvolvimento do material humano.

 Pensando nisso, trazemos abaixo alguns passos para facilitar e otimizar a delegação de tarefas.

• Não seja multitarefa
• Primeiramente, liste todas as suas atividades e estabeleça quais podem ser delegadas
• Organize os projetos em andamento
• Identifique quem em sua equipe possui conhecimentos para assumir cada atividade
• Caso não exista o colaborador, ou todos estejam sobrecarregados, busque novos colaboradores no mercado
• Trace objetivos para a equipe ou empresa
• Crie condições para a realização das atividades
• Explique com detalhes e forneça instruções corretas
• Determine prazos atingíveis para cada atividade
• Estimule a obtenção de resultados através da equipe
• Compartilhe o andamento das atividades
• Forneça ferramentas para o atendimento das metas
• Faça follow-up das atividades
• Forneça feedbacks aos colaboradores

  Atenção a alguns detalhes:

• Tenha certeza de que quer e pode delegar aquela atividade
• Não delegue para a pessoa que possui mais apreço e sim para que é melhor preparado
• Seja tolerante a pequenos erros e ajude na correção dos mesmos
• Não delegue apenas porque não conseguiu ou não conseguirá realizar a atividade
• Atente-se para o grau de autoridade de cada atividade
• Cuide para que o importante não se torne urgente

 Espero ter contribuído e trazido um pouco de informações para o seu dia a dia e desenvolvimento.

 Gustavo Hermann

 GH Consultoria e Representações.

Como Fazer Reuniões Criativas e Produtivas

 

Imagem Academia de Executivos

 Hoje trataremos de um assunto muito polêmico, principalmente para aqueles cargos e líderes que adoram fazer REUNIÕES.

 Quem nunca saiu de uma reunião insatisfeito com o seu andamento, ou com a sensação de tempo perdido ou improdutividade.

 Eu mesmo muitas vezes usei os comentários:

• Reunião para definir que temos que fazer outra reunião;
• Perdi muito tempo para não resolver nada;
• Que reunião longa e cansativa, parei de prestar atenção a muito tempo;
• Esta reunião não teve foco nenhum...

 Acredito que todos já passaram por esta experiência.

 Pensando nisso, hoje decidi tratar deste tema, tão importante para solucionar problemas, criar produtos e serviços, entre tantas outros assuntos benéficos e necessários para o crescimento e bom desenvolvimento de uma empresa.

 Mas como podemos transformar este tempo em produtividade e criatividade?

 Abaixo trago alguns passos que poderão facilitar suas reuniões e transformá-las em algo mais interessante e útil.

 1. Só convoque reuniões quando totalmente necessário;

 Seu tempo é importante, assim como o tempo dos outros envolvidos, existem muitos assuntos que não necessitam de uma reunião para ser resolvido, muitas vezes apenas uma conversa rápida pode ser suficiente. 

 2. Estabeleça os objetivos; 

 Uma reunião sem um objetivo, não tem motivo para ocorrer. Deixe-os claro no momento da convocação, descreva o que espera da reunião e quais pontos serão levantados, para que todos se preparem para a reunião.

 3. Elabore uma pauta dos assuntos e o tempo para tratar cada um;

 É muito comum fugir dos assuntos que estão sendo tratados e entrar em outros que muitas vezes não tem nada em comum com aqueles que estão em pauta, o que pode desperdiçar o tempo e o foco dos participantes.

 Evite ultrapassar ao máximo o tempo estipulado para acada assunto, assim você poderá trazer as soluções de forma mais rápida e prática. Os profissionais conseguem se adequar ao tempo, mas o tempo não consegue se enquadrar aos profissionais.

 4. Convoque apenas pessoas relacionadas aos assuntos;

 Aqueles que não interagem com o assunto, não tem o porquê participar da mesma. Pense comigo, o que um profissional de RH faria em uma reunião de Desenvolvedores se o assunto não integra atividades em comum?

 Mais uma vez estaríamos desperdiçando tempo precioso das pessoas, que poderiam desempenhar atividades realmente relevantes e importantes.

 5. Não castigue os pontuais, premiando os atrasados;

 Aqui neste ponto encontramos um ponto crítico, muitas vezes quando a reunião já está em andamento, alguém que se atrasou entra na sala e o responsável por ela retoma todos os assuntos já tratados para o recém chegado. Isso desmotiva os já presentes e atrasa a reunião. Os atrasados poderão acompanhar estes resultados posteriormente.

 6. Mantenha o rumo da discussão;

 Evite que assuntos paralelos atrapalhem o andamento da reunião.

 7. Designe um participante para secretariar a reunião;

 Este secretário, será responsável por anotar as informações tratadas e suas solução e deverá enviar a ata da reunião para todos envolvidos.

 8. Indique as pessoas mais indicadas para cada assunto;

 Isso não quer dizer que não confie nas outras pessoas ou demonstração de incompetência para quem delega, mais sim que aquele profissional está mais envolvido ou tem maior facilidade para lidar com a tarefa. Identificar estas qualidades é atestar a competência do líder, que sabe delegar, confia e está pensando no melhor para a resolução do problema.

 9. Defina um plano de ação e sintetize as conclusões;

 Coloque em ata, quem é o responsável por qual atividade, seu prazo. O como será desenvolvido, é de responsabilidade do profissional ou departamento que o fará.

 10. Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas;

 Após a reunião é importante e necessário que se faça o Follow-up de todos os assuntos para que sejam cumpridas as atividades e tempos estipulados.

 Espero que este material seja útil para você e lhe desejo ótimas reuniões.

 Gustavo Hermann

 GH Consultoria e Representações.

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Importante x Urgente

 

 Acredito que todos, em algum momento de suas vidas profissionais, já ouviu, usou ou teve agir sobre um dos termos abaixo: 

• Isso é muito urgente...
• Prioridade ZERO.
• Pare tudo que está fazendo e faça esta atividade.
• Preciso disso pronto pra hoje.
• Tudo nesta empresa é urgente?
• Será que isso realmente é urgente, ou posso fazer isso depois?

 E você pensa, "Já são 17:45, porque não me pediu isso mais cedo?".

 Acredito que todo mundo em algum momento em algum momento se viu nestas situações, mas como podemos evitar isto ou diminuir estes momentos no dia a dia?

 Começaremos entendendo o que é cada coisa e como devemos tratá-las no dia a dia?

 Importante: adjetivo Que é essencial, fundamental; necessário: boa saúde é importante. Que deve ser levado em consideração por possuir autoridade, por exercer certa influência ou por ter prestígio; relevante: gente importante.

 Resumindo, é o que se faz necessário para o atingimento de objetivos, que deve ser feito, cumprido para evitar problemas futuros.

 Urgente: Que está prestes a se realizar; próximo ou iminente; de que não se pode prescindir; indispensável; que é necessário ser atendido ou feito com rapidez; que não pode ser retardado.

 Em resumo é algo que já passou do prazo de ser realizado, está atrasado, está prestes a dar problemas ou já deu.

 Costumo dizer que "O urgente de hoje é o importante de ontem".

 Para evitarmos o urgente em nosso dia a dia, aqui vão algumas dicas tanto para os funcionários, quanto para o líderes.

• Deem prioridade para as atividades importantes, aquelas que são necessárias para o andamento da empresa, das atividades ou que são essenciais, como pagamentos de salários, tributos e outras como exemplo.
• Evitem usar seu tempo de forma improdutiva, pois poderão tomar tempo de atividades que agreguem valor.
• Não trate assuntos de pouca relevância como prioridade.
• Pare de procrastinar, se precisa ser feito, faça o quanto antes.
• Quando receber alguma atividade como urgente, questione se realmente deve parar tudo que está sendo feito para priorizar a nova atividade.
• Antes de solicitar urgência, se pergunte se realmente é mais importante que outras atividades que estão sendo desenvolvidas.
• Saiba delegar atividades ou pedir ajuda, isso não é sinônimo de incompetência.
• Determine o momento que você vai resolver o problema do outro.

 Utilizando-se deste pontos, acredito que você consiga reduzir os casos de urgência no se dia a dia e tratará tudo que é importante, evitando que seus prazos estourem.

 Aqui deixo uma pequena mensagem para os gestores: "Se tudo é urgente, não existe urgência, existem assuntos importantes a serem tratados."

 Espero ter contribuído para ajudar um pouco no seu dia a dia.

 GH Consultoria e Representações.