Imagem Academia de Executivos
Hoje trataremos de um assunto muito polêmico, principalmente para aqueles cargos e líderes que adoram fazer REUNIÕES.
Quem nunca saiu de uma reunião insatisfeito com o seu andamento, ou com a sensação de tempo perdido ou improdutividade.
Eu mesmo muitas vezes usei os comentários:
- Reunião para definir que temos que fazer outra reunião;
- Perdi muito tempo para não resolver nada;
- Que reunião longa e cansativa, parei de prestar atenção a muito tempo;
- Esta reunião não teve foco nenhum...
Acredito que todos já passaram por esta experiência.
Pensando nisso, hoje decidi tratar deste tema, tão importante para solucionar problemas, criar produtos e serviços, entre tantas outros assuntos benéficos e necessários para o crescimento e bom desenvolvimento de uma empresa.
Mas como podemos transformar este tempo em produtividade e criatividade?
Abaixo trago alguns passos que poderão facilitar suas reuniões e transformá-las em algo mais interessante e útil.
1. Só convoque reuniões quando totalmente necessário;
Seu tempo é importante, assim como o tempo dos outros envolvidos, existem muitos assuntos que não necessitam de uma reunião para ser resolvido, muitas vezes apenas uma conversa rápida pode ser suficiente.
2. Estabeleça os objetivos;
Uma reunião sem um objetivo, não tem motivo para ocorrer. Deixe-os claro no momento da convocação, descreva o que espera da reunião e quais pontos serão levantados, para que todos se preparem para a reunião.
3. Elabore uma pauta dos assuntos e o tempo para tratar cada um;
É muito comum fugir dos assuntos que estão sendo tratados e entrar em outros que muitas vezes não tem nada em comum com aqueles que estão em pauta, o que pode desperdiçar o tempo e o foco dos participantes.
Evite ultrapassar ao máximo o tempo estipulado para acada assunto, assim você poderá trazer as soluções de forma mais rápida e prática. Os profissionais conseguem se adequar ao tempo, mas o tempo não consegue se enquadrar aos profissionais.
4. Convoque apenas pessoas relacionadas aos assuntos;
Aqueles que não interagem com o assunto, não tem o porquê participar da mesma. Pense comigo, o que um profissional de RH faria em uma reunião de Desenvolvedores se o assunto não integra atividades em comum?
Mais uma vez estaríamos desperdiçando tempo precioso das pessoas, que poderiam desempenhar atividades realmente relevantes e importantes.
5. Não castigue os pontuais, premiando os atrasados;
Aqui neste ponto encontramos um ponto crítico, muitas vezes quando a reunião já está em andamento, alguém que se atrasou entra na sala e o responsável por ela retoma todos os assuntos já tratados para o recém chegado. Isso desmotiva os já presentes e atrasa a reunião. Os atrasados poderão acompanhar estes resultados posteriormente.
6. Mantenha o rumo da discussão;
Evite que assuntos paralelos atrapalhem o andamento da reunião.
7. Designe um participante para secretariar a reunião;
Este secretário, será responsável por anotar as informações tratadas e suas solução e deverá enviar a ata da reunião para todos envolvidos.
8. Indique as pessoas mais indicadas para cada assunto;
Isso não quer dizer que não confie nas outras pessoas ou demonstração de incompetência para quem delega, mais sim que aquele profissional está mais envolvido ou tem maior facilidade para lidar com a tarefa. Identificar estas qualidades é atestar a competência do líder, que sabe delegar, confia e está pensando no melhor para a resolução do problema.
9. Defina um plano de ação e sintetize as conclusões;
Coloque em ata, quem é o responsável por qual atividade, seu prazo. O como será desenvolvido, é de responsabilidade do profissional ou departamento que o fará.
10. Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas;
Após a reunião é importante e necessário que se faça o Follow-up de todos os assuntos para que sejam cumpridas as atividades e tempos estipulados.
Espero que este material seja útil para você e lhe desejo ótimas reuniões.
Gustavo Hermann
GH Consultoria e Representações.
